Ausgabe Nummer 26 (2004)

Bloss nichts dem Zufall überlassen

Gästebetreuung: Schritt für Schritt zum perfekten Anlass

Sobald Sie sich entscheiden, in Ihrem Betrieb Gäste zu betreuen, muss im Voraus viel durchdacht und geplant werden. Zum Wohle der Gäste ist es ratsam, für einen Anlass immer eine Checkliste zu erstellen und nichts dem Zufall zu überlassen. Gästebetreuung kann immer nach einem ähnlichen Schema organisiert werden.

Der Anlass sollte so organisiert sein, dass bei schlechtem Wetter in den Schopf oder in die Scheune ausgewichen werden kann. (pl)

Organisatoren von Anlässen müssen sich zuerst überlegen, ob auf dem Betrieb überhaupt die Kapazität besteht, um Gäste zu betreuen. Wenn der Platz und das nötige Personal vorhanden ist, muss genau abgeklärt werden, für welche Art von Anlässen sich der Betrieb eignet. Dies kann vom Angebot Schlaf im Stroh bis zu einem gemütlichen Bauernzmorge alles sein.

Beispiel: Apfelfest
Um die Planung und Organisation erläutern zu können, wird sie anhand eines konkreten Beispiels aufgezeigt:
Im September soll auf dem Hof XY ein Apfelfest stattfinden.
Zuerst soll der Zweck und das Ziel des Anlasses definiert werden. Bei diesem Beispiel wäre das Ziel, die frisch geernteten Äpfel und die daraus verwerteten Produkte zu verkaufen und Werbung für andere Produkte vom eigenen Hof zu machen.

Grobplanung
Das Wichtigste ist, ein geeignetes Datum für ein solches Fest zu finden. Auf einem Landwirtschaftsbetrieb muss man auf das anstehenden Arbeiten draussen auf dem Feld achten, und in diesem Beispiel speziell auf die Apfelernte.
Es muss von Beginn weg so organisiert werden, dass der Anlass bei jedem Wetter durchgeführt werden kann, das heisst, es muss ein Unterstand wie eine Scheune oder ein Festzelt zur Verfügung stehen.
Steht das Datum fest, kann man die Planung und das Verpflegungs- und Verkaufsangebot in Angriff nehmen. Je nachdem wie viele Helfer zur Verfügung stehen, kann ein Buffet mit Selbstbedienung erstellt werden, oder die Gäste werden durch die Helfer bedient. Es muss aber auch beim Buffetservice darauf geachtet werden, dass Gäste, welche schlecht zu Fuss sind, trotzdem bedient werden.
Oft ist es der Fall, dass bei einem solchen Fest viele freiwillige Helfer zur Verfügung stehen. Falls ein Mitglied der Organisatoren in einem Verein ist, kann der Verein für die Mithilfe am Anlass angefragt werden. Diese sind meistens froh um solche Anfragen, denn so können sie die Vereinskasse ein wenig aufbessern.
Wenn die zu erledigenden Arbeiten und die Helfer feststehen, kann der Arbeitsplan erstellt werden. Er muss früh genug an die Helfer abgegeben werden.

Akzente setzen mit Leitmotiv
Bei einem Apfelfest wäre es eine gute Idee, alles aus Äpfeln zuzubereiten und die Dekoration auch dementsprechend zu gestalten. Ein solches Fest soll den Zweck haben, die eigenen Produkte zu verkaufen und zu verwerten. Hier ist es wichtig, die marktüblichen Preise festzulegen und zu berechnen, wie gross der Verkauf sein muss, damit für die Organisatoren kein Defizit entsteht.
Möglichst früh muss Werbung für das Apfelfest gemacht werden. Dies kann mit persönlichen Einladungen geschehen oder durch die regionale Presse oder Plakate.
Da ein solcher Anlass neben dem Verkauf der hofeigenen Produkte auch das Ziel des guten Images nach aussen hat, werden meistens öffentliche Gäste wie Gemeindevertreter, Mitglieder von landwirtschaftlichen Organisationen usw. eingeladen. Für sie wird ein spezielles Programm erstellt, wie zum Beispiel eine Führung durch den Betrieb mit anschliessendem Apéro. Zudem können Schulklassen angeschrieben werden mit dem Ziel, ihnen den Apfelanbau ein bisschen näher zu bringen. Dies kann mit einem Postenlauf geschehen, indem den Schülern gezeigt wird, wie die Äpfel geerntet und weiterverwertet werden. Der Postenlauf darf jedoch vom Aufwand her nicht unterschätzt werden. Es braucht viel Zeit für die Erstellung, damit der ganze Ablauf bildlich und spielerisch dargestellt werden kann. Zudem muss am Tag des Festes ein Betreuer ständig anwesend sein, um offene Fragen beantworten zu können.
Sehr wichtig ist, dass bei der Gemeinde eine Bewilligung eingeholt wird, damit alkoholische Getränke angeboten werden können.
Weiter muss alles für die Verpflegung früh genug bestellt werden. Das sind alle nötigen Getränke und Zutaten für die Speisen, die Miete von Festzelten, Festbänken und -tuschen, Kaffeemaschinen, Kochherde usw.

Kurz vor dem Anlass
Um rundum ein schönes Fest garantieren zu können, ist darauf zu achten, dass kurz vor dem Anlass für Ordnung um das Haus und den Hof gesorgt wird und die Dekoration bereitgestellt wird. Dies muss nichts Aufwändiges sein. Schon ein kleiner, mit Liebe gebundener Blumenstrauss vom eigenen Garten bringt viel Farbe in den Raum. Auch Äpfel in einem schönen Korb sind bei diesem Anlass als Dekoration geeignet.
Damit am Anlass alles reibungslos verläuft, ist es je nach Standort des Betriebes von Vorteil, wenn Wegweiser mit dem Titel «Apfelfest auf dem Hof XY» vorbereitet werden, welche am frühen Morgen des Festtages installiert werden. Auch die Schaffung von genügend Parkplätzen ist ein wichtiger Punkt. Wenn auf dem Betrieb selbst nicht genügend vorhanden sind, ist es ratsam, eine Wiese in der Nähe zu mähen.

Am Anlass
Es sollte mindestens eine Person zur Verfügung stehen, welche die Parkierenden in die vorgesehenen Parkplätze einweist.
Für die Organisatoren und Helfer des Anlasses gilt folgender Grundsatz: Stets auf gepflegtes Auftreten, einen freundlichen Umgang mit den Gästen achten. Wenn auf die Wünsche und Bedürfnisse der Gäste eingegangen wird, verleiht es dem Betrieb ein positives Image. Wenn es möglich ist, sollte auch die Sprache den Gästen angepasst werden.
Falls der Betrieb sonst auch Gäste betreut, ist ein solcher Anlass die richtige Gelegenheit, um auf die Angebote aufmerksam zu machen und Prospekte an einem übersichtlichen Ort aufzulegen, zum Beispiel neben der Kasse.
Das gegebene Beispiel kann ohne Probleme auf andere Anlässe übertragen werden.
Nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei der Planung ihres Anlasses! Eine ausführliche Checkliste für die Organisation und verschiedene Apfelrezepte finden Sie auf unserer Internetseite unter www.arenenberg.ch.

LBBZ Arenenberg, Sarah Ruch, Hauswirtschaftliche Betriebsleiterin

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